Ngành thư ký giám đốc có gì hot?

Thư ký giám
đốc là gì? Những công việc của thư ký giám đố là gì? Những tố chất cần thiết của
thư ký?

Đó là những
thứ mình sẽ giải đáp cho các bạn trong bài viết dưới đây. Cùng với những sự thật
về thư ký giám đốc nhá.

1.       Thư
ký giám đốc là gì ?

Trợ lý và thư ký khác nhau như thế nào?

 Thư ký giám đốc là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan
đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công
việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn
thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch
cho giám đốc.

Thư ký ban
đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý
kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc
của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã
hội hiện đại.

 

Những
công việc của thư ký giám đốc

Mẫu mô tả công việc Thư ký giám đốc - JobsGO Blog

+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức
các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc

+ Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo
yêu cầu của Ban Giám đốc Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Giám đốc: Lưu trữ
hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc khi đi công tác.

+ Truyền đạt thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban,
bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc.

+ Thực hiện công tác hậu cần cho các
chuyến công tác của Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng
khách sạn, làm các thủ tục visa). 

+ Giúp việc cho Ban Giám đốc trong
các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết

+ Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa
vào các dịp lễ, kỷ niệm…). Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu. Các công việc
khác theo sự phân công của Giám đốc.

 

3.        Những tố
chất của thư ký giám đốc

+ Kỹ năng giao tiếp

8 kỹ năng giao tiếp cơ bản mà bạn nên biết - Mindalife

Đây là kỹ
nằng liên quan đền phần kỹ năng mềm, bạn phải học và trầu dồi thêm kỹ năng mềm
như giao tiếp vì trong ngành này là bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc với nhiều người
trong quá trình làm việc như giám đốc, những người cấp cao, nhân viên đồng nghiệp
khác, ngoài ra sẽ còn nhiều khách hàng quan trọng khác nữa,… Nên bạn phải có kỹ
năng giao tiếp tốt để có thể nói chuyện gần gủi với mọi người xung quanh , tạo
được nhiều mối quan hệ tốt với mọi người, vừa có thể thuận tiện trong qua trình
làm việc , vì mọi người có thể dễ dàng giao tiếp với nhau, đưa ra những ý kiến
bản thân.

 

+ Kỹ năng tổ chức

Kim Chỉ Nam” Cho Người “Mắc Cạn” Kỹ Năng Tổ Chức Công Việc - Chefjob.vn

Thêm một
trong những kỹ năng của thư ký nữa là kỹ năng tổ chứ, vd: lên lịch hẹn, chuẩn bị
những tài liệu quan trọng trước khi 1 cuộc hộp bắt đầu,trả lời các cuộc gọi từ
khách hàng, Các cuộc họp quan trọng, các chuyến bay vào phút cuối, các hoạt động
xây dựng đội ngũ ngoài công trường chỉ là một vài trong số các nhiệm vụ đầy
thách thức mà một thư ký sẽ cần phải tổ chức một cách thường xuyên

 

+ Hiểu biết nhiều về
công nghệ

TÌM HIỂU VỀ NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐANG ĐƯỢC CHÚ TRỌNG PHÁT TRIỂN TẠI  VIỆT NAM

Đây là một
kỹ năng được thêm vào, vì bây giờ là thời đại 4.0 nên công nghệ lẫn thông tin dần
đang phát triển nên người thư ký phải thường xuyên cập nhật những thông tin cần
thiết về công nghệ  để có thể, biết và cập
nhật hay bổ xung những thiết bị hay công nghệ mới cho công ty hợp túi tiền của
công ty.

 

+ Phải có tính độc lập
với quyết đoán

Quyết đoán là gì? Bạn đã biết rèn quyết đoán thế nào để thành công?

Một ông chủ
ở vị trí rất cao thường có thể bị bao vây bởi các nhân viên – thường có thể dẫn
đến việc ông chủ bị cô lập với thực tế. Một thư ký tuyệt vời cần phải có lòng
can đảm (và ý thức) để từ chối các cuộc gọi để xin gặp ông chủ. Các ông chủ thường
có thể đi du lịch hoặc bị mắc kẹt trong các cuộc họp mặt sau, để thư ký tự làm
việc. Do đó, một thư ký giỏi là người có thể làm việc độc lập và có đủ tự tin để
đưa ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm sự chấp thuận từ ông chủ của mình.

 

Thư ký văn
phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi
tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể
khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được
thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.

 

+ có kỹ năng định hướng
tốt

Khóa học kỹ năng định hướng nghề nghiệp cơ bản và 11 casestudy điển hình

Chỉ cần
thiếu một chi tiết nhỏ nhất thường có thể làm học lịch trình hoặc sự kiến đã được
lên kế hoạch tốt nhất. Với các sự kiện hoặc cuộc họp có sự tham gia của các nhà
lãnh đạo cấp cao, đôi khi một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhà
lãnh đạo, hoặc thậm chí đối với chính doanh nghiệp.

 

Do đó, việc
rất tỉ mỉ với sự chú ý nhất quán đến từng chi tiết được nhiều nhà tuyển dụng và
giám đốc điều hành cấp cao đánh giá cao là một trong những đặc điểm quan trọng
nhất đối với một thư ký hàng đầu.

 

+ Cẩn thận trong quá
trình làm việc

Tính cẩn thận có tốt không? Làm thế nào để tối ưu tính cẩn thận

Là một thư
ký cá nhân, bạn sẽ thường xuyên giữ bí mật thông tin cá nhân hoặc thông tin cá
nhân của mình. Chia sẻ thông tin này với bất kỳ người nào khác sẽ rất không
chuyên nghiệp và vi phạm lòng tin. Các thư ký tốt nhất hoàn toàn trung thành và
có thể được tin tưởng để kín đáo về tất cả các khía cạnh của cuộc sống của chủ
nhân của họ.

 

4.       Mức
lương của thư ký giám đốc

Mức lương tối thiểu ở Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay là bao nhiêu?

Theo khảo
sát và tổng hợp mức lương Thư ký Tổng Giám đốc sẽ có phần chênh lệch hơn so với
Thư ký Giám đốc như sau:

 Mức lương
thấp nhất: 5 triệu/tháng.

Lương bậc
thấp: 8,6 triệu/tháng.

Lương
trung bình: 10,6 triệu/tháng.

Lương bậc
cao: 12,7 triệu/tháng.

Lương cao
nhất: 33,8 triệu/tháng.

 

5.       Tổng
kết

Thư ký
giám đốc là một nghành nghề chỉ dành cho những người có đam mê và chăm chỉ, có
tính kiên trì trong công việc vì công việc đồi hỏi bạn phải hết mình vì công việc,
như vậy thì mới đạt hiệu quả cao được. Vậy là mình đã giới thiệu cho các bạn về
ngành thư
ký giám đốc

cũng như là phổ biến hơn về công việc hay những tố chất cần thiết về thư ký.

Cảm ơn bạn
đã xem và chúc các bạn thành công