Hành chính nhân sự là gì?

Bạn đã biết 8 câu hỏi phỏng vấn Nhân viên nhân sự hack não chưa?

Hành chính nhân sự hay còn được gọi là quản trị nhân sự là một bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp
hay một công ty nà, vị bộ phận này là cầu nối giữa nhân viên và những người có
chức vị cao như giám đốc, chủ tịch vân vân…. Và ngoài lý do nó là cầu nối giữa
nhân viên với các quan chức cấp cao thì còn lý do quan trọng nào nữa? Để biết
thêm thì các bạn hãy cùng  mình tìm hiểu
trong bài viết dưới đây nha.

1.       Hành chính nhân sự là gì ?

 Hành chính nhân sự là
bộ phận có chức năng, vai trò duy trì, phát triển và đảm nhiệm các nhiệm vụ
liên quan đến 2 khía cạnh bao gồm “Nhân sự” và “Hành chính”. Có nghĩa là, HCNS
là bộ phận sẽ chịu trách nhiệm về các công việc có liên quan đến các thủ tục hành
chính, các công việc liên quan đến lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin cá nhân của
nhân sự công ty.

Ngoài ra, việc làm hành chính nhân sự cũng sẽ bao gồm các
công việc khác như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như du lịch,
tổng kết năm, tổng kết tháng,… Khi doanh nghiệp có mặt hạn chế về nhân sự, bộ
phận này cũng sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán.

 

2.       Công việc của bộ phận hành chính nhân sự là
gì?

2.1. Quản lý hồ sơ,
sổ sách

Tiếp nhận công văn, các đơn thư, giấy tờ đề nghị, các văn bản
hoặc tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp, giải quyết các văn bản trong phạm
vi quyền hạn của mình, lưu trữ các văn bản này vào kho dữ liệu của doanh nghiệp

Tiếp nhận các giấy tờ có thông tin của nhân sự doanh nghiệp
như giấy xin nghỉ phép, giấy báo ốm, giấy giải trình,…

Theo dõi, quản lý các hoạt động liên quan đến duy trì văn
hóa của doanh nghiệp

Theo dõi, quản lý các văn bản liên quan đến chế độ lương,
thưởng của nhân sự công ty

Là nơi lưu trữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động

 

2.2. Quản lý các tài
sản chung của doanh nghiệp.

Theo dõi, quản lý, bàn giao, nhận bàn giao các thiết bị, máy
móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan

Thực hiện theo dõi lịch bảo trì, đổi mới máy móc, thiết bị.
Trong trường hợp thiết bị, máy móc bị hư hỏng cần thay mới, bộ phận hành chính
nhân sự sẽ làm đề xuất để được mua mới máy móc hoặc thiết bị đó

Thực hiện kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các
phòng ban khác hàng tháng

 

2.3. Xử lý khoản
lương

Ở một số doanh nghiệp nhỏ và vừa, một số công việc khác của
bộ phận hành chính nhân sự là hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc xử lý bảng
lương. Một số công việc liên quan như theo dõi bảng chấm công, làm danh sách
lương và thưởng hàng tháng, thực hiện chi trả, thanh toán lương đúng hạn.

 

2.4. Hỗ trợ các việc
của lễ tân

Tương tự với công việc xử lý bảng lương, đôi khi bộ phận
HCNS cũng sẽ hỗ trợ công tác lễ tân khi doanh nghiệp thiếu vị trí này. Công tác
lễ tân sẽ bao gồm những công việc như:

 

Tiếp đón khách hàng, khách đến công ty

Tiếp nhận một số giao dịch bằng hình thức trao đổi bằng điện
thoại hoặc trực tiếp

Tham gia hỗ trợ các sự kiện của công ty (nếu có), các sự kiện
nội bộ để phát triển văn hóa doanh nghiệp

 

3.       Các nhân viên hành chính nhân sự cần có những
kỹ năng nào?

3.1. Giao tiếp và xử
lý tình huống tố.

Đúng như tên gọi, HCNS sẽ thường xuyên phải làm việc, tương tác trực tiếp với con người. Vì vậy,
kỹ năng giao tiếp là một trong các yếu tố quyết định sự thành công của vị trí
này.

 

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên hành chính nhân
sự có thể làm hài hòa được mối quan hệ giữa các nhân viên, phòng ban với nhau
và giữa các nhân viên và ban giám đốc, lãnh đạo. Ngoài ra, HCNS sẽ cần nhanh nhẹn
và linh hoạt để xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình làm việc.

 

3.2. Là được nhiều
việc khác nhau.

Hầu hết bộ phận HCNS ở các doanh nghiệp hiện nay sẽ đảm nhiệm
nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau. Do đó, sẽ cần những nhân viên ở vị trí này
có kỹ năng “đa chức năng”, có thể làm được nhiều việc cùng một lúc.

 

3.3. Có kỹ năng tổ
chức.

Đây cũng là kỹ năng mà nhân viên HCNS cần có. Như đã nêu ở
phần mô tả công việc ở trên, HCNS sẽ cần hỗ trợ hoặc đứng ra tổ chức các hoạt động,
sự kiện truyền thông của công ty,… Vì vậy, kỹ năng tổ chức là một kỹ năng cần
thiết nếu bạn muốn thành công ở vị trí này.

 

3.4.  Tin học văn phòng.

Đây chắc chắn là một kỹ năng bắt buộc cần phải có của nhân
viên HCNS. Bởi, hầu hết công việc của HCNS sẽ thực hiện giám sát công việc của
các nhân viên khác, lưu trữ giấy tờ, bảng lương,… Do đó, kỹ năng tin học văn
phòng là một kỹ năng bắt buộc.